HIPPA Privacy Notice

LAST UPDATED: 1/2022

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

INTRODUCTION

This Privacy Notice is being provided to you by DialCare as that entity may be formed and incorporated in your state, and the employees and practitioners that work at such practice (collectively referred to herein as "We" or "Our"). We understand that your medical information is private and confidential. Further, we are required by law to maintain the privacy of "protected health information." "Protected health information," or "PHI," includes any individually identifiable information that we obtain from you or others that relates to your past, present or future physical or mental health, the health care you have received or payment for your health care. We will share protected health information with one another, as necessary, to carry out treatment, payment or health care operations relating to the services to be rendered.

As required by law, this notice provides you with information about your rights and our legal duties and privacy practices with respect to the privacy of PHI. This notice also discusses the uses and disclosures we will make of your PHI. We must comply with the provisions of this notice as currently in effect, although we reserve the right to change the terms of this notice from time to time and to make the revised notice effective for all PHI we maintain. You can always request a written copy of our most current privacy notice from [email protected] or you can access it on our website at dialcare.com.

PERMITTED USES AND DISCLOSURES

We can use or disclose your PHI for purposes of treatment, payment and health care operations. For each of these categories of uses and disclosures, we have provided a description and an example below. However, not every particular use or disclosure in every category will be listed.

Treatment means the provision, coordination or management of your health care, including consultations between health care providers relating to your care and referrals for health care from one health care provider to another. For example, a doctor treating you for a potential fracture may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. In addition, the doctor may need to recommend a physical therapist to create the exercise regimen appropriate for your treatment.

Payment means the activities we undertake to obtain reimbursement for the health care provided to you, including billing, collections, claims management, determinations of eligibility and coverage and other utilization review activities. For example, we may need to provide PHI to your Third Party Payor, if applicable, to determine whether the proposed course of treatment will be covered or if necessary to obtain payment. Federal or state law may require us to obtain a written release from you prior to disclosing certain specially protected PHI for payment purposes, and we will ask you to sign a release when necessary under applicable law.

Health care operations means the support functions of the Providers, related to treatment and payment, such as quality assurance activities, case management, receiving and responding to patient comments and complaints, clinician reviews, compliance programs, audits, business planning, development, management and administrative activities. For example, we may use your PHI to evaluate the performance of our staff when caring for you. We may also combine PHI about many patients to decide what additional services we should offer, what services are not needed and whether certain new treatments are effective. We may also disclose PHI for review and learning purposes. In addition, we may remove information that identifies you so that others can use the de-identified information to study health care and health care delivery without learning who you are.

OTHER USES AND DISCLOSURES OF PROTECTED HEALTH INFORMATION

We may also use your PHI in the following ways:

  • Medical Services are provided, where applicable, by DialCare Group, PLLC, a Texas professional limited liability company, DialCare Group Alaska, P.C., an Alaskan professional corporation, DialCare Group California, P.C., a California professional corporation, DialCare Group Massachusetts, PLLC, a Massachusetts professional limited liability company, DialCare Group Michigan, PLLC, a Michigan professional limited liability company, DialCare Physician New York, PLLC, a New York professional limited liability company, DialCare Group North Carolina, PLLC, a North Carolina professional limited liability company, DialCare Group West Virginia, PLLC, a West Virginia professional limited liability company, and DialCare Group New Jersey, P.C., a New Jersey professional corporation. Behavioral Health Services are provided, where applicable, by DialCare Mental Wellness, PLLC, a Texas professional limited liability company, DialCare Group California, P.C., a California professional corporation, and DialCare Mental Wellness, P.C., an Alaska professional corporation. Dental Services are provided, where applicable, by DialCare Dental Services, PLLC, a Texas professional limited liability company, DialCare Dental Services of Alaska, P.C., an Alaskan professional corporation, Mack Dental Group, P.C., a California professional corporation, DialCare Dental Services of Massachusetts, PLLC, a Massachusetts professional limited liability company, DialCare Dental Services of Michigan, PLLC, a Michigan professional limited liability company, Chris Phelps, D.M.D., P.L.L.C., a North Carolina professional limited liability company, DialCare Dental Services of North Dakota, PLLC, a North Dakota professional limited liability company and DialCare Dental Services of West Virginia, PLLC, a West Virginia professional limited liability company.
  • To provide appointment reminders for treatment or medical care.
  • To tell you about or recommend possible treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.
  • To your family or friends or any other individual identified by you to the extent directly related to such person's involvement in your care or the payment for your care. We may use or disclose your PHI to notify, or assist in the notification of, a family member, a personal representative, or another person responsible for your care, of your location, general condition or death. If you are available, we will give you an opportunity to object to these disclosures, and we will not make these disclosures if you object. If you are not available, we will determine whether a disclosure to your family or friends is in your best interest, taking into account the circumstances and based upon our professional judgment.
  • When permitted by law, we may coordinate our uses and disclosures of PHI with public or private entities authorized by law or by charter to assist in disaster relief efforts.
  • We will allow your family and friends to act on your behalf to pick-up filled prescriptions, medical supplies, X-rays, and similar forms of PHI, when we determine, in our professional judgment, that it is in your best interest to make such disclosures.
  • We may use or disclose your PHI for research purposes, subject to the requirements of applicable law. For example, a research project may involve comparisons of the health and recovery of all patients who received a particular medication. All research projects are subject to a special approval process which balances research needs with a patient's need for privacy. When required, we will obtain a written authorization from you prior to using your health information for research.
  • In certain cases, we will provide your information to contractors, agents and other parties who need the information in order to perform a service for us, including, without limitation, DialCare, LLC, such as obtaining payment for health care services or carrying out business operations. Another example is that we may share your information with an insurance company, law firm or risk management organization in order to maintain professional advice about how to manage risk and legal liability, including insurance or legal claims. However, in these situations, we require third parties to provide us with assurances that they will safeguard your information.
  • We will use or disclose PHI about you when required to do so by applicable law.
  • In accordance with applicable law, we may disclose your PHI to your employer if we are retained to conduct an evaluation relating to medical surveillance of your workplace or to evaluate whether you have a work-related illness or injury. You will be notified of these disclosures by your employer or the Provider as required by applicable law.
  • Note: incidental uses and disclosures of PHI sometimes occur and are not considered to be a violation of your rights. Incidental uses and disclosures are by-products of otherwise permitted uses or disclosures which are limited in nature and cannot be reasonably prevented.

SPECIAL SITUATIONS

Subject to the requirements of applicable law, we will make the following uses and disclosures of your PHI:

  • Organ and Tissue Donation. If you are an organ donor, we may release PHI to organizations that handle organ procurement or transplantation as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.
  • Military and Veterans. If you are a member of the Armed Forces, we may release PHI about you as required by military command authorities. We may also release PHI about foreign military personnel to the appropriate foreign military authority.
  • Worker's Compensation. We may release PHI about you for programs that provide benefits for work-related injuries or illnesses.

Public Health Activities

We may disclose PHI about you for public health activities, including disclosures:

  • to prevent or control disease, injury or disability;
  • to report births and deaths;
  • to report child abuse or neglect;
  • to persons subject to the jurisdiction of the Food and Drug Administration (FDA) for activities related to the quality, safety or effectiveness of FDA-regulated products or services and to report reactions to medications or problems with products;
  • to notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition;
  • to notify the appropriate government authority if we believe that an adult patient has been the victim of abuse, neglect or domestic violence. We will only make this disclosure if the patient agrees or when required or authorized by law.
  • Health Oversight Activities. We may disclose PHI to federal or state agencies that oversee our activities (g., providing health care, seeking payment, and civil rights).
  • Lawsuits and Disputes. If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose PHI subject to certain limitations.
  • Law Enforcement. We may release PHI if asked to do so by a law enforcement official:
  • In response to a court order, warrant, summons or similar process;
  • To identify or locate a suspect, fugitive, material witness or missing person;
  • About the victim of a crime under certain limited circumstances;
  • About a death we believe may be the result of criminal conduct;
  • About criminal conduct on our premises; or
  • In emergency circumstances, to report a crime, the location of the crime or the victims or the identity, description or location of the person who committed the crime.
  • Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors. We may release PHI to a coroner or medical examiner. We may also release PHI about patients to funeral directors as necessary to carry out their duties.
  • National Security and Intelligence Activities. We may release PHI about you to authorized federal o]ials for intelligence, counterintelligence, other national security activities authorized by law or to authorized federal officials so they may provide protection to the President or foreign heads of state.
  • Inmates. If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release PHI about you to the correctional institution or law enforcement official. This release would be necessary (1) to provide you with health care, (2) to protect your health and safety or the health and safety of others or (3) for the safety and security of the correctional institution.
  • Serious Threats. As permitted by applicable law and standards of ethical conduct, we may use and disclose PHI if we, in good faith, believe that the use or disclosure is necessary to prevent or lessen a serious and imminent threat to the heth or safety of a person or the public or is necessary for law enforcement authorities to identify or apprehend an indalividual.
  • Note: HIV-related information, genetic information, alcohol and/or substance abuse records, mental health records and other specially protected health information may enjoy certain special confidentiality protections under applicable state and federal law. Any disclosures of these types of records will be subject to these special protections.

OTHER USES OF YOUR HEALTH INFORMATION

Certain uses and disclosures of PHI will be made only with your written authorization, including uses and/or disclosures: (a) of psychotherapy notes (where appropriate); (b) for marketing purposes; and (c) that constitute a sale of PHI under the Privacy Rule. Other uses and disclosures of PHI not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written authorization. You have the right to revoke that authorization at any time, provided that the revocation is in writing, except to the extent that we already have taken action in reliance on your authorization.

YOUR RIGHTS

You have the right to request restrictions on our uses and disclosures of PHI for treatment, payment and health care operations. However, we are not required to agree to your request unless the disclosure is to a health plan in order to receive payment, the PHI pertains solely to your health care items or services for which you have paid the bill in full, and the disclosure is not otherwise required by law. To request a restriction, you may make your request in writing to the Privacy Officer.

You have the right to reasonably request to receive confidential communications of your PHI by alternative means or at alternative locations. To make such a request, you may submit your request in writing to the Privacy Officer.

You have the right to inspect and copy the PHI contained in our Provider records, except:

  • for psychotherapy notes, (e., notes that have been recorded by a mental health professional documenting counseling sessions and have been separated from the rest of your medical record);
  • for information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding;
  • for PHI involving laboratory tests when your access is restricted by law;
  • if you are a prison inmate, and access would jeopardize your health, safety, security, custody or rehabilitation or that of other inmates, any officer, employee or other person at the correctional institution or person responsible for transporting you;
  • if we obtained or created PHI as part of a research study, your access to the PHI may be restricted for as long as the research is in progress, provided that you agreed to the temporary denial of access when consenting to participate in the research;
  • for PHI contained in records kept by a federal agency or contractor when your access is restricted by law; and
  • for PHI obtained from someone other than us under a promise of confidentiality when the access requested would be reasonably likely to reveal the source of the information.

In order to inspect or obtain a copy your PHI, you may submit your request in writing to the Medical Records Custodian. If you request a copy, we may charge you a fee for the costs of copying and mailing your records, as well as other costs associated with your request.

We may also deny a request for access to PHI under certain circumstances if there is a potential for harm to yourself or others. If we deny a request for access for this purpose, you have the right to have our denial reviewed in accordance with the requirements of applicable law.

You have the right to request an amendment to your PHI but we may deny your request for amendment, if we determine that the PHI or record that is the subject of the request:

  • was not created by us, unless you provide a reasonable basis to believe that the originator of PHI is no longer available to act on the requested amendment;
  • is not part of your medical or billing records or other records used to make decisions about you;
  • is not available for inspection as set forth above; or
  • is accurate and complete.

In any event, any agreed upon amendment will be included as an addition to, and not a replacement of, already existing records. In order to request an amendment to your PHI, you must submit your request in writing to Medical Record Custodian, along with a description of the reason for your request.

You have the right to receive an accounting of disclosures of PHI made by us to individuals or entities other than to you for the six years prior to your request, except for disclosures:

  • to carry out treatment, payment and health care operations as provided above;
  • incidental to a use or disclosure otherwise permitted or required by applicable law;
  • pursuant to your written authorization;
  • to persons involved in your care or for other notification purposes as provided by law;
  • for national security or intelligence purposes as provided by law;
  • to correctional institutions or law enforcement officials as provided by law;
  • as part of a limited data set as provided by law.

To request an accounting of disclosures of your PHI, you must submit your request in writing to the Privacy Officer. Your request must state a specific time period for the accounting (e.g., the past three months). The first accounting you request within a twelve (12) month period will be free. For additional accountings, we may charge you for the costs of providing the list. We will notify you of the costs involved, and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.

You have the right to receive a notification, in the event that there is a breach of your unsecured PHI, which requires notification under the Privacy Rule.

CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to change this notice. We reserve the right to make the revised or changed notice effective for medical information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current notice at dialcare.com. The notice will contain the effective date on the last page.

COMPLAINTS

If you believe that your privacy rights have been violated, you should immediately contact the Privacy Officer at [email protected]. We will not take action against you for filing a complaint. You also may file a complaint with the Secretary of the U. S. Department of Health and Human Services.

CONTACT PERSON

If you have any questions or would like further information about this notice, please contact the Privacy Officer at [email protected]or at:

Privacy Officer
DialCare
7400 Gaylord Parkway
Frisco, TX 75034
(833) 640-3425

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 1/2022

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A LA MISMA. REVÍSELO DETENIDAMENTE.

INTRODUCCIÓN

DialCare[1] le proporciona este Aviso de privacidad, ya que esa entidad puede formarse e incorporarse en su estado, y los empleados y profesionales médicos que trabajan en dicha práctica (denominados colectivamente en el presente documento "Nosotros" o "Nuestro"). Comprendemos que su información médica es privada y confidencial. Además, estamos obligados por ley a mantener la privacidad de la "información de salud protegida". La "información de salud protegida" o "ISP" incluye cualquier información de identificación individual que obtengamos de usted o de otros y que se relacione con su salud física o mental pasada, presente o futura, la atención médica que haya recibido o el pago por su atención médica. Compartiremos la información de salud protegida entre nosotros, según sea necesario, para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de atención médica relacionados con los servicios que se prestarán.

Según lo exige la ley, este aviso le proporciona información sobre sus derechos y nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la privacidad de la ISP. Este aviso también analiza los usos y divulgaciones que haremos de su ISP. Debemos cumplir con las disposiciones de este aviso vigentes actualmente, aunque nos reservamos el derecho de cambiar sus términos de manera ocasional y hacer que el aviso modificado sea válido para toda la ISP que mantenemos. Siempre puede solicitar una copia impresa de nuestro aviso de privacidad más actualizado a [email protected] o puede acceder a verlo en nuestro sitio web en www.dialcare.com.

USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS

Podemos usar o divulgar su ISP con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Para cada una de estas categorías de usos y divulgaciones, proporcionamos una descripción y un ejemplo a continuación. Sin embargo, no se mencionarán todos los usos o divulgaciones particulares de cada categoría.

El tratamiento se refiere a la prestación, coordinación o administración de su atención médica, incluidas las consultas entre proveedores de atención médica relacionadas con su atención y las remisiones para atención médica de un proveedor a otro. Por ejemplo, es posible que un médico que le trate por una posible fractura necesite saber si tiene diabetes, ya que la diabetes puede retardar el proceso de curación. Además, es posible que el médico deba recomendar un fisioterapeuta para crear el régimen de ejercicios adecuado para su tratamiento.

El pago se refiere a las actividades que llevamos a cabo para obtener el reembolso por la atención médica que se le prestó, incluida la facturación, los cobros, la administración de reclamos, las determinaciones de elegibilidad y cobertura y otras actividades de revisión de la utilización. Por ejemplo, es posible que necesitemos proporcionar ISP a su tercero pagador, si corresponde, para determinar si el curso de tratamiento propuesto estará cubierto o si es necesario para obtener el pago. La ley federal o estatal puede exigirnos que obtengamos una autorización por escrito de usted antes de divulgar cierta ISP especialmente protegida para fines de pago, y le pediremos que firme una autorización cuando sea necesario según la ley aplicable.

Las operaciones de atención médica se refieren a las funciones de apoyo de los proveedores, relacionadas con el tratamiento y el pago, como las actividades de garantía de calidad, la administración de casos, la recepción y respuesta a comentarios y las quejas de pacientes, las revisiones de profesionales clínicos, los programas de cumplimiento, las auditorías, la planificación comercial, el desarrollo, la administración y las actividades administrativas. Por ejemplo, podemos utilizar su ISP para evaluar el desempeño de nuestro personal cuando le atiende. También, podemos combinar la ISP de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales debemos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. También podemos divulgar su ISP con fines de revisión y aprendizaje. Además, podemos eliminar la información que le identifique para que otros puedan usar la información desidentificada para estudiar la atención médica y su prestación sin saber quién es usted.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA

También podemos usar su ISP de las siguientes maneras:
_______________________________

[1] Los servicios médicos son prestados, cuando corresponda, por DialCare Group, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Texas; DialCare Group Alaska, P.C., una sociedad profesional de Alaska; DialCare Group California, P.C., una sociedad profesional de California; DialCare Group Massachusetts, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Massachusetts; DialCare Group Michigan, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Michigan; DialCare Physician New York, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Nueva York; DialCare Group North Carolina, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Carolina del Norte; DialCare Group West Virginia, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Virginia Occidental; y DialCare Group New Jersey, P.C., una sociedad profesional de Nueva Jersey. Los servicios de salud conductual son prestados, cuando corresponda, por DialCare Mental Wellness, PLLC, una sociedad de responsabilidad limitada profesional de Texas; DialCare Group California, P.C., una sociedad profesional de California; y DialCare Mental Wellness, P.C., una sociedad profesional de Alaska. Los servicios dentales son prestados, cuando corresponda, por DialCare Dental Services, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Texas; DialCare Dental Services of Alaska, P.C., una sociedad profesional de Alaska, Mack Dental Group, P.C., una sociedad profesional de California; DialCare Dental Services of Massachusetts, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Massachusetts; DialCare Dental Services of Michigan, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Michigan; Chris Phelps, D.M.D., P.L.L.C., una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Carolina del Norte; DialCare Dental Services of North Dakota, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Dakota del Norte; y DialCare Dental Services of West Virginia, PLLC, una sociedad profesional de responsabilidad limitada de Virginia Occidental.

Para proporcionar recordatorios de citas para tratamiento o atención médica.

Para informarle o recomendarle posibles tratamientos alternativos u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

A su familia o amigos o a cualquier otra persona identificada por usted en la medida en que esté directamente relacionada con la participación de dicha persona en su atención o en el pago de la misma. Podemos usar o divulgar su ISP para notificar o ayudar en la notificación a un familiar, a un representante personal o a alguna otra persona responsable de su atención, sobre su ubicación, estado general o muerte. Si usted está disponible, le daremos la oportunidad de oponerse a estas divulgaciones, y no las haremos si usted se opone. Si no está disponible, determinaremos si la divulgación a su familia o amigos es lo mejor para usted, teniendo en cuenta las circunstancias y basándonos en nuestro criterio profesional.

Cuando la ley lo permita, podremos coordinar nuestros usos y divulgaciones de la ISP con entidades públicas o privadas autorizadas por la ley o por estatutos para ayudar en las labores de rescate en caso de catástrofe.

Permitiremos que sus familiares y amigos actúen en su nombre para recoger surtidos de recetas, suministros médicos, rayos X y formas similares de ISP, cuando determinemos, a nuestro juicio profesional, que hacer dichas divulgaciones es lo mejor para usted.

Podemos usar o divulgar su ISP con fines de investigación, sujeto a los requisitos de la ley aplicable. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede implicar comparaciones de la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento en particular. Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial que equilibra las necesidades de la investigación con la necesidad de privacidad del paciente. Cuando sea necesario, obtendremos su autorización por escrito antes de utilizar su información de salud para investigaciones.

En ciertos casos, proporcionaremos su información a contratistas, agentes y otras partes que la necesiten para poder realizar un servicio para nosotros, incluyendo, entre otros, DialCare, LLC, como obtener pago por servicios de atención médica o realizar operaciones comerciales. Otro ejemplo es que podemos compartir su información con una compañía de seguros, un bufete de abogados o una organización de gestión de riesgos con el fin de mantener un asesoramiento profesional sobre cómo gestionar el riesgo y la responsabilidad legal, incluyendo las reclamaciones legales o de seguros. Sin embargo, en estas situaciones, requerimos que terceros nos brinden garantías de que salvaguardarán su información.

Usaremos o divulgaremos su ISP cuando así lo exija la ley aplicable.

De acuerdo con la ley aplicable, podemos divulgar su ISP a su empleador si somos contratados para realizar una evaluación relacionada con la vigilancia médica de su lugar de trabajo o para evaluar si tiene una enfermedad o lesión relacionada con el trabajo. Su empleador o el proveedor le notificarán sobre estas divulgaciones según lo exige la ley aplicable.

Nota: a veces se producen usos y divulgaciones incidentales de ISP y no se consideran una violación de sus derechos. Los usos y divulgaciones incidentales son subproductos de usos o divulgaciones permitidos que son de naturaleza limitada y no pueden prevenirse razonablemente.

SITUACIONES ESPECIALES

Sujeto a los requisitos de la ley aplicable, usaremos y divulgaremos su ISP en los siguientes casos:

Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podemos divulgar su ISP a organizaciones que organizan la obtención o el trasplante de órganos según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Militares y veteranos. Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podemos divulgar su ISP según lo requieran las autoridades del comando militar. También podemos divulgar ISP sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.

Indemnización al trabajador. Podemos divulgar su ISP para programas que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Actividades de salud pública. Podemos divulgar su ISP para actividades de salud pública, incluidas las divulgaciones:

para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;

para informar sobre nacimientos y muertes;

para denunciar abuso o negligencia infantil;

a personas sujetas a la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) para actividades relacionadas con la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios regulados por la FDA y para informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con los productos;

para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección;

para notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente adulto fue víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo haremos esta divulgación si el paciente está de acuerdo o cuando lo requiera o autorice la ley.

Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar ISP a agencias federales o estatales que supervisan nuestras actividades (p. ej., brindar atención médica, buscar pagos y derechos civiles).

Demandas y disputas. Si está involucrado en una demanda o disputa, podremos divulgar su ISP con ciertas limitaciones.

Autoridades policiales. Podremos divulgar ISP si así lo solicita un funcionario de las autoridades policiales:

En respuesta a una orden judicial, orden de arresto, citación o proceso similar;

Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;

Sobre la víctima de un delito en determinadas circunstancias limitadas;

Sobre una muerte que creemos puede ser resultado de una conducta criminal;

Sobre conducta criminal en nuestras instalaciones; o

En circunstancias de emergencia, para denunciar un delito, la ubicación del mismo, o las víctimas o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podremos divulgar su ISP a un médico forense o examinador médico. También podemos divulgar ISP sobre los pacientes a directores de funerarias según sea necesario para que puedan llevar a cabo sus funciones.
Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podemos divulgar su ISP a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia u otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley, o a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al presidente o a jefes de estado extranjeros.

Reclusos. Si usted es recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario de las autoridades policiales, podemos divulgarles su ISP. Esta divulgación sería necesaria (1) para brindarle atención médica, (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Amenazas graves. Según lo permitan las leyes aplicables y los estándares de conducta ética, podemos usar y divulgar ISP si, de buena fe, creemos que el uso o la divulgación es necesaria para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad de una persona o del público, o es necesaria para que las autoridades policiales identifiquen o detengan a un individuo.

Nota: la información relacionada con el VIH, la información genética, los registros de abuso de alcohol o sustancias, los registros de salud mental y cualquier otra información de salud especialmente protegida pueden gozar de ciertas protecciones especiales de confidencialidad según las leyes estatales y federales aplicables. Cualquier divulgación de este tipo de registros estará sujeta a estas protecciones especiales.

OTROS USOS DE SU INFORMACIÓN DE SALUD

Ciertos usos y divulgaciones de ISP se realizarán únicamente con su autorización por escrito, incluyendo los siguientes: (a) notas de psicoterapia (cuando corresponda); (b) para fines de marketing; y (c) que constituyan una venta de ISP según la Regla de Privacidad. Otros usos y divulgaciones de ISP no cubiertos por este aviso o por las leyes que se aplican a nosotros se realizarán únicamente con su autorización por escrito. Usted tiene el derecho de revocar dicha autorización en cualquier momento, siempre que la revocación se realice por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos tomado medidas en base a su autorización.

SUS DERECHOS

Usted tiene derecho a solicitar restricciones en nuestros usos y divulgaciones de ISP para tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Sin embargo, no estamos obligados a aceptar su solicitud a menos que la divulgación sea a un plan de salud con el fin de recibir el pago, que la ISP sea relativa únicamente a sus artículos o servicios de atención médica por los cuales haya pagado la factura en su totalidad, y que la divulgación no sea requerida, de otro modo, por ley. Para solicitar una restricción, puede presentar su solicitud por escrito al responsable de privacidad.

Usted tiene derecho a solicitar razonablemente recibir comunicaciones confidenciales de su ISP por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Para realizar dicha solicitud, puede presentarla por escrito al responsable de privacidad.

Tiene derecho a inspeccionar y copiar la ISP contenida en nuestros registros de proveedores, excepto:

notas de psicoterapia (es decir, notas que fueron registradas por un profesional de salud conductual que documentan sesiones de asesoramiento y que se separaron del resto de su historia clínica);

para información recopilada con anticipación razonable a, o para su uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo;

para ISP que involucre pruebas de laboratorio cuando su acceso esté restringido por ley;

si usted es un recluso y el acceso pondría en peligro su salud, seguridad, protección, custodia o rehabilitación, o la de otros reclusos, de cualquier funcionario, empleado u otra persona de la institución correccional o persona responsable de transportarlo;

si obtuvimos o creamos ISP como parte de un estudio de investigación, su acceso a esta puede estar restringido mientras la investigación esté en curso, siempre que usted haya aceptado la denegación temporal del acceso al dar su consentimiento para participar en la investigación;

para la ISP contenida en registros mantenidos por una agencia federal o un contratista cuando su acceso esté restringido por ley; y

para la ISP obtenida de alguien que no seamos nosotros bajo una promesa de confidencialidad, cuando el acceso solicitado podría, razonablemente, revelar la fuente de la información.

Para inspeccionar u obtener una copia de su ISP, puede enviar su solicitud por escrito al custodio de historias clínicas. Si solicita una copia, es posible que le cobremos una tarifa por los costos de copiar y enviar sus registros, así como otros costos asociados con su solicitud.

También podemos denegar una solicitud de acceso a ISP en determinadas circunstancias, si existe la posibilidad de que usted o terceros sufran daños. Si denegamos una solicitud de acceso por este propósito, usted tiene derecho a que nuestra denegación se revise de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable.

Tiene derecho a solicitar una modificación de su ISP, pero podemos rechazarla si determinamos que la ISP o el registro que es objeto de la solicitud:

no fue creado por nosotros, a menos que usted proporcione una base razonable para creer que el creador de la ISP ya no está disponible para actuar en la enmienda solicitada;

no es parte de sus registros médicos o de facturación u otros registros utilizados para tomar decisiones sobre usted;

no está disponible para inspección, como se estableció anteriormente; o

es precisa y completa.

En cualquier caso, cualquier modificación acordada se incluirá como una adición y no como un reemplazo de los registros ya existentes. Para solicitar una modificación a su ISP, debe enviar su solicitud por escrito al custodio de historias clínicas, junto con una descripción del motivo de su solicitud.

Tiene derecho a recibir un recuento de las divulgaciones de ISP realizadas por nosotros a personas o entidades distintas de usted durante los seis años anteriores a su solicitud, excepto en el caso de divulgaciones:

para llevar a cabo el tratamiento, pago y operaciones de atención médica según lo mencionado anteriormente;

incidentales a un uso o divulgación de otro modo permitido o requerido por la ley aplicable;

de conformidad con su autorización por escrito;

a las personas involucradas en su cuidado o para otros fines de notificación, según lo dispuesto por la ley;

para fines de seguridad nacional o de inteligencia, según lo dispuesto por la ley;

a instituciones penitenciarias o a funcionarios de autoridades policiales, según lo dispuesto por la ley;

como parte de un conjunto limitado de datos, según lo dispuesto por la ley.

Para solicitar un recuento de las divulgaciones de su ISP, debe presentar su solicitud por escrito al responsable de privacidad. Su solicitud debe indicar un período de tiempo específico para el informe (p. ej., los últimos tres meses). El primer informe que solicite dentro de un período de doce (12) meses será gratis. En el caso de informes adicionales, podemos cobrarle los costos de proporcionarle la lista. Le notificaremos los costos involucrados y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento, antes de que se incurra en algún gasto.
Usted tiene derecho a recibir una notificación, en caso de que haya una violación de su ISP no asegurada, que requiera ser notificada según la Regla de Privacidad.

MODIFICACIONES DE ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en www.dialcare.com. El aviso incluirá la fecha de entrada en vigor en la última página.

QUEJAS

Si considera que se violaron sus derechos de privacidad, debe comunicarse de inmediato con el responsable de privacidad escribiendo a [email protected]. No tomaremos medidas contra usted por presentar una queja. También puede presentar una queja ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.

PERSONA DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta o desea obtener más información sobre este aviso, comuníquese con el responsable de privacidad escribiendo a [email protected] o a Privacy Officer, DialCare, 7400 Gaylord Parkway, Frisco, TX 75034, (833) 640-3425.